Lexware‑Schnittstelle bAV (praktikabel für den Mittelstand, robust in Sonderfällen – digital gesteuert, menschlich begleitet)

Worum geht’s bei der Lexware‑Schnittstelle?

Die Lexware‑Schnittstelle verknüpft eure bAV‑Plattform direkt mit Lexware Lohn & Gehalt (bzw. den Lohnfunktionen in lexoffice/financial office). Änderungen, die für die bAV relevant sind – Eintritt, Austritt, Wechsel der Arbeitszeit, Gehaltsanpassungen, Elternzeit oder längere Krankheit – werden automatisch erkannt, fachlich geprüft und als klar zugeordnete Lohnwerte an Lexware übergeben.
Ergebnis: Ihr bekommt saubere Abrechnungen, nachvollziehbare Nachweise und keine Excel‑Zwischenwelten.

Gedanke dahinter: Lexware bleibt euer „Arbeitsmittel Nummer 1” in der Abrechnung. Unsere Plattform liefert die korrekten bAV‑Daten, unser Managed Service klärt Sonderfälle mit Menschen – für Menschen.

Warum gerade in Lexware‑Setups eine Schnittstelle unverzichtbar ist

Viele mittelständische Teams arbeiten schlank und nah am Monatslauf. Schon kleine Veränderungen – BBG‑Sprung, Teilzeitstart, rückwirkende Korrektur – bringen die bAV schnell aus dem Takt, wenn Werte händisch übertragen werden.
Die Lexware‑Schnittstelle sorgt dafür, dass

• Entgeltumwandlung mit der richtigen Steuer-/SV‑Kennzeichnung nach Lexware fließt,

• Arbeitgeberzuschüsse VO/BV/Tarif‑konform und nur bis zur realen SV‑Ersparnis berücksichtigt werden,

• Aufrollungen fachlich korrekt angestoßen und belegbar dokumentiert sind,

• Versionierung & Audit‑Trail jede Änderung prüfbar machen.

Entgeltfrei? Dann braucht es Technik – und Fingerspitzengefühl

Elternzeit (ohne laufendes Entgelt)

Was die Schnittstelle übernimmt

• Start/Ende aus dem HR‑Stamm (oder Lexware‑Signal) erkennen,

• Umwandlung & Zuschuss automatisch pausieren,

• Verträge beim Versicherer beitragsfrei/ruhend melden,

• zum Wiedereintritt alle Werte neu ermitteln, Dokumente aktualisieren und neue Lohnwerte an Lexware übergeben.

Was der Managed Service ergänzt
Elternzeit ist mehr als ein Sperrflag. Wir erklären Optionen (Ruhendstellung, ggf. private Fortführung), schaffen Erwartungsklarheit und halten entscheidungsfähige Nachweise fest – für Mitarbeitende und Arbeitgeber.

Krankheit mit Krankengeldbezug (> 6 Wochen)

Was die Schnittstelle übernimmt

• Ereignis „Ende EFZ → Krankengeld“ erkennen,

• Umwandlung & Zuschuss automatisch aussetzen,

• rückwirkende Meldungen sauber aufrollen,

• Versicherer beitragsfrei melden, Lohnwerte in Lexware anpassen, Dokumente aktualisieren.

Wo das Haftungsrisiko lauert – und Technik allein nicht reicht
Eine automatische Beitragsfreistellung kann – je nach Tarif – dazu führen, dass Berufsunfähigkeitsschutz (bBU/BU) teilweise oder ganz wegfällt (z. B. wenn Risikobeiträge nicht mehr fließen). Die Plattform erkennt und steuert Prozesse, entscheidet aber nicht, ob und wie Absicherung fortgesetzt werden muss.
Unser Managed Service prüft Vertragsregeln (Beitragsbefreiung, Anwartschaft, Mindestbeiträge, Stütz‑/Überbrückung), bewertet Steuer-/SV‑Wirkungen und schlägt tragfähige Maßnahmen vor – inklusive Kommunikation, Aufrollung in Lexware, Versicherermeldung und Dokumentation.

Spezialfall: Nachzahlung nach Entgeltfreiheit
Am Ende entgeltfreier Phasen kann ein Rechtsanspruch auf Nachzahlung ungezahlter Beiträge bestehen. Dessen steuer‑/SV‑Behandlung (Monats-/Jahreslogik, BBG‑Effekte, Märzklausel, ggf. Raten) ist komplex – und über dem, was eine reine Schnittstelle leisten kann.
Hier greifen unsere Profis ein: individuell, aber strukturiert, mit klaren Belegen für Prüfinstanzen.

Welche Daten gehen nach Lexware? (Beispiele)

• Identifikation: Personal‑/Vertragsreferenzen, Standort/Kostenstelle

• Beschäftigung: Eintritt/Austritt, Vollzeit/Teilzeit, Wiedereinstieg, Befristung

• Vergütung: Fixgehalt, relevante variable Bestandteile, Gültigkeitszeiträume

• Ereignisse: Elternzeit, Krankengeld, unbezahlter Urlaub (Start/Ende)

• bAV‑Parameter: Durchführungsweg, Umwandlungsbetrag, Zuschuss (Pflicht/freiwillig)

• Abrechnung: Steuer-/SV‑Kennzeichen, Korrektur-/Storno‑Flags

(Feldmapping, Lohnarten und Mandantenstruktur stimmen wir im Integrations‑Workshop exakt auf eure Lexware‑Konfiguration ab.)

Aus sauberer Technik werden stabile Monatsläufe

Vor dem Export

• Pflichtfelder & Plausibilitäten,

• SV‑Grenzprüfungen (BBG/JAEG),

• Stop/Go‑Regeln für entgeltfreie Zeiten.

Beim Export

• maschinelles Format passend zu eurer Lexware‑Einrichtung,

• kennzeichenreine Übergabe (Steuer/SV),

• Versionsschutz für rückwirkende Korrekturen.

Nach dem Export

• Verarbeitungsprotokolle, Fehlerlisten, Ist‑Abrechnung je Periode,

• automatische Versicherermeldungen,

• revisionssichere Ablage aller Dokumente (inkl. eSign/QES).

Was HR (fast) nicht mehr machen muss

• keine CSV‑Exporte und Copy‑&‑Paste in Lohnarten,

• keine Mail‑Schleifen mit Versicherern,

• keine Eigenrechner für Zuschüsse/SV‑Ersparnis,

• kein Suchen nach Versionen oder Belegen.
  HR arbeitet in Lexware – Plattform & Service erledigen den Rest.

Betriebsmodell – so passt es zu eurem Team

SaaS (Eigenverwaltung)

• volle Steuerung im Haus,

• funktioniert gut, wenn HR/IT‑Know‑how und Zeitfenster vorhanden sind.

Managed Service (Outsourcing)

• Ereignislogik, Validierung, Meldungen plus menschliche Begleitung in Elternzeit, langer Krankheit und bei Nachzahlungen/BU‑Sicherung,

• SLA/AVV, messbar weniger Fehler, spürbar weniger Aufwand.

Best Practices für eure Lexware‑Integration

• Ereigniskatalog festlegen (Eintritt, Elternzeit, EFZ‑Ende/Krankengeld, Rückkehr).

• Stop‑Regeln definieren: keine Umwandlung/Zuschuss ohne Entgeltbasis.

• Aufrollungs‑Pfad mit Fristen, Rollen, Lohnarten dokumentieren.

• Meldearten standardisieren (beitragsfrei/ruhend/wieder aktiv).

• Monitoring & Alerts aktivieren (Unplausibilitäten).

• Stichproben‑Audits auf entgeltfreie Zeiten & Nachzahlungen fokussieren.

• Mensch‑zu‑Mensch‑Kontakt in sensiblen Lebenslagen einplanen.

Lexware‑Integration mit Augenmaß – Zahlen stimmen, Schutz bleibt

Ihr wollt, dass bAV‑Ereignisse automatisch zu richtigen Lexware‑Buchungen werden, Zuschüsse regelkonform laufen, entgeltfreie Zeiten sauber gesteuert und Nachzahlungen fachlich korrekt organisiert sind – ohne HR‑Mehraufwand und mit Blick auf den BU‑Schutz?

Wir verbinden Lexware, bAV‑Plattform und Versicherer, liefern regelbasierte Workflows – und greifen im Managed Service fachlich und menschlich ein, wenn Automatik allein nicht reicht.
Jetzt Lexware‑Schnittstelle kennenlernen – pragmatisch, sicher, auditfähig.