HeavenHR‑Schnittstelle bAV (für dynamische HR‑Teams, die bAV‑Prozesse smart, sicher und menschlich gestalten wollen)
Was macht die HeavenHR‑Schnittstelle in der bAV aus?
Die HeavenHR‑Schnittstelle verknüpft eure HeavenHR‑Daten – Personalstammdaten, Arbeitszeitmodelle, Gehälter, Abwesenheiten – direkt mit der bAV‑Plattform.
Veränderungen, die bAV‑relevant sind, werden vollautomatisch erkannt, validiert und als korrekte, rechtskonforme bAV‑Parameter an Payroll, Versicherer und Dokumente weitergegeben.
Typische Events, die HeavenHR übergibt:
Neueintritte
Austritte
Gehaltsveränderungen
Wechsel von Vollzeit/Teilzeit
Elternzeit
Längere Krankheit (Krankengeld)
Änderungen von Vertriebs-/Kostenstellenstrukturen
HR muss nur HeavenHR pflegen – der Rest läuft über Plattformlogik + Managed Service.
Warum gerade bei HeavenHR eine bAV‑Schnittstelle so viel bewirkt
HeavenHR ist stark im operativen HR‑Alltag: Verträge, Abwesenheiten, Zeiterfassung, schnelle Änderungen.
Genau diese Änderungen sind oft bAV‑kritisch, weil eine unkorrekte Übertragung zu
falschen Beiträgen,
unrichtigen Zuschüssen,
Rückrechnungen
oder Prüfungsrisiken
führen kann.
Die HeavenHR‑Schnittstelle sorgt dafür, dass:
Entgeltumwandlung immer mit richtiger St‑/SV‑Behandlung weiterverarbeitet wird.
Arbeitgeberzuschüsse korrekt angewendet werden (VO/BV/Tarif).
Änderungen nicht „verloren gehen“ – alles landet sauber im bAV‑Flow.
Audit‑Trail & Versionierung eine nachvollziehbare Historie schaffen.
Entgeltfreie Zeiten – HeavenHR liefert die Daten, wir liefern die Verantwortung
Elternzeit
Was automatisiert passiert:
HeavenHR meldet Start/Ende → Plattform pausiert Umwandlung & Zuschuss,
Versicherer erhalten automatisch Statusmeldungen (ruhend/beitragsfrei),
Wiedereintritt → Neuermittlung von Beiträgen & Zuschüssen, Dokumentenupdate.
Was unser Managed Service ergänzt:
Elternzeit ist nicht nur ein technisches Event, sondern eine Lebensphase mit finanziellen Fragen.
Wir führen Mitarbeitende durch:
Chancen & Risiken der Beitragsfortführung,
Ruhendstellung vs. private Weiterzahlung,
Auswirkungen auf BU‑ oder Hinterbliebenenleistungen,
benötigte Dokumente & Meldewege.
Krankengeldbezug (> 6 Wochen)
Automatisch durch Schnittstelle + Plattform:
HeavenHR signalisiert „EFZ zu Ende“,
bAV‑Beiträge & Zuschüsse werden ausgesetzt,
rückwirkende Meldungen führen zu sauberen Aufrollungen,
Versicherer erhalten Status beitragsfrei.
Haftungsrelevante Besonderheit:
Eine automatisierte Beitragsfreistellung kann – abhängig vom Tarif – dazu führen, dass BU‑Schutz (betriebliche oder private Option) teilweise oder vollständig wegfällt.
HeavenHR erkennt das Ereignis – aber nicht die Versicherungslogik.
Plattform steuert korrekt – aber nicht die Absicherung.
Managed Service sichert den Menschen.
Unser Team prüft Tariflogiken, klärt Absicherungspflichten, hilft bei Beitragssicherung, Anwartschaften, BU‑Beitragsbefreiungen und koordiniert Versicherermeldungen + Payroll‑Aufrollungen.
Komplexfall: Nachzahlung am Ende entgeltfreier Phasen
In bestimmten Konstellationen haben Mitarbeitende einen Rechtsanspruch auf Nachzahlung versäumter bAV‑Beiträge.
Die steuer‑ und SV‑rechtliche Behandlung ist kompliziert:
Monats‑ vs. Jahresbetrachtung
BBG‑Sprünge
Märzklausel
Lohnartensteuerung
Versicherer‑Rückmeldungen
Aufrollung in Payroll
Eine Schnittstelle – egal wie gut – kann das nicht allein entscheiden.
→ Hier greifen unsere Fachleute ein:
individuell, rechtssicher, strukturiert, mit klarer Dokumentation für Prüfinstanzen.
Welche Daten übergibt HeavenHR typischerweise?
Personal‑ID, Vertrags‑ID
Eintritt/Austritt
Arbeitszeitmodell, Beschäftigungsgrad
Gehaltsdetails & Gültigkeitszeiträume
Abwesenheiten (Elternzeit, längere Krankheit, unbezahlter Urlaub)
Kostenstellenorganisation
bAV‑Parameter (falls gepflegt: Durchführungsweg, Umwandlung, Zuschuss)
(Wir definieren Feldmapping & Events gemeinsam, abgestimmt auf euer HeavenHR‑Setup.)
Qualitätsmechanik – so wird aus einem HeavenHR‑Event ein sauberer bAV‑Prozess
Pflichtfelder + Plausibilitätschecks
SV‑Grenzlogik (BBG/JAEG)
Ereignisbezogene Stop/Go‑Regeln
Dokumentenupdates inkl. eSign/QES
Rückrechnungen mit Versionierung
Versicherermeldungen
Revisionssichere Archivierung (Audit‑Trail)
Was HR dank HeavenHR‑Schnittstelle und Managed Service NICHT mehr tun muss
keine CSV‑Exporte, kein Copy‑&‑Paste in Lohnarten
keine Rückfragen an Versicherer
keine manuelle Prüfung von Zuschüssen/SV‑Ersparnis
kein händisches Dokumentenmanagement
keine Aufrollungs‑Detektivarbeit
HR pflegt HeavenHR.
Wir steuern bAV – technisch, fachlich, menschlich.
Betriebsmodelle – welches passt zu euch?
SaaS
geeignet für Teams, die selbst steuern wollen,
erfordert Regelkenntnis und Systemverständnis.
Managed Service von BAV Workflow
wir übernehmen Ereignislogik, Validierung, Versichererkommunikation & Dokumentation,
PLUS menschliche Unterstützung bei Elternzeit, Krankheit, Nachzahlung & BU‑Schutz,
klare SLAs, AVV, deutlich weniger Fehler, deutlich weniger Stress.
Best Practices für eure HeavenHR‑Integration
Ereignislogik (Elternzeit, EFZ‑Ende/Krankengeld, Wiedereintritt) definieren
Stop‑Regeln schriftlich fixieren („keine Entgeltumwandlung ohne Entgeltbasis“)
Nachzahlung‑Pfad festlegen (SV/Steuer, Payroll, Versicherer)
Versicherer‑Meldearten standardisieren (ruhend/beitragsfrei/aktiv)
Alerts & Monitoring nutzen
Sensible Lebenslagen menschlich begleiten, nicht nur technisch prozessieren
HeavenHR‑Integration mit Haltung: Zahlen richtig. Menschen geschützt.
Ihr möchtet, dass HeavenHR‑Änderungen automatisch in korrekte bAV‑Prozesse übergehen – inklusive Zuschusslogik, Versicherermeldungen, Aufrollungen und Dokumentenupdates – und gleichzeitig sicherstellen, dass bei Elternzeit, langer Krankheit oder Nachzahlung kein Mensch seinen Schutz verliert?
Wir verbinden HeavenHR, bAV‑Plattform und Versicherer zu einem stabilen, nachvollziehbaren Prozess,
und unser Managed Service greift dort ein, wo reine Automatisierung an natürliche Grenzen stößt.
Jetzt HeavenHR‑Schnittstelle kennenlernen – technisch stark, menschlich verantwortungsvoll.